ビジネス英語のメール例文集！ビジネスメールの基礎知識もお伝えします

お仕事で英語を使う人は、英語のメールの文章に困ったことがあるのではないでしょうか。日本語でのビジネスメールには問題がなくても、英語のビジネスメールは書き方がわからないという人もいるはずです。

そこでこの記事では、英語で書くビジネスメールの例文をご紹介します。ビジネス英語メールに関する基本情報もお伝えするので、こちらを参考にすれば、スムーズにビジネス英語メールを作成できるようになるはずですよ。

 

１．ビジネス英語メールの基礎知識

まず知っておいてほしいのは、ビジネス英語メールは決して難しいものではないということです。英語でビジネスのメールを書くなんて難しい……と感じるかもしれませんが、日本のビジネスメールがそうであるように、英語のビジネスメールも大体が定型文のような文章でできています。そのため、パターンを覚えてしまえばそれほど難しいということはありません。

少し難しいと感じられるのは、実際のビジネスメールはかなりカジュアルということでしょう。はじめてメールをする相手や、不特定多数の人にメールを一斉送信する場合は、割と形式ばったビジネスメールを送りますが、何度もメールを交わした相手だと、その中身はカジュアルなのです。
Hiとカジュアルに呼びかけたり、下の名前で呼んだり、How are you doing?とカジュアルに問いかけたりと、ちょっと日本の感覚だと捉えづらいかもしれません。

ただそれは、何度か相手とメールを交わしたことがあるからこそのカジュアルさなため、基本的にはじめてメールをする相手や、まだ知り合ってから間もない相手には、やはりしっかりとしたビジネスメールを書くのがベストです。
メールを送った相手の方がカジュアルなメールを始めるまでは、この記事でご紹介するようなビジネスメールの形式を保ちましょう。

２．ビジネス英語メールの基本の形

ビジネス英語メールの例文をご紹介する前に、まずは基本の形を知っておきましょう。ビジネス英語メールは下記の流れにならって書けば、しっかりとしたビジネスメールになるはずです。

１）件名（subject）：メールの内容が何かを書く（例：Meeting schedule等）

２）宛名：
Dear Mr. Johnson 等。相手が誰かわからない場合は、下記のように書く
Dear sir or madam/ To whom it may concern

３）書き出し：挨拶の文章（Hello/ Thank you for your inquiry等）

４）本文：用件を端的に書く（例文参照）

５）結び：最後の言葉。日本語だと「よろしくお願います」にあたる部分（例文参照）

６）結語：
Sincerely, Regards, Best regards, Kind regards, 等

７）自分の会社名と名前

結語はいつも同じものを使っていても特に問題ありませんから、どれかを覚えて使いやすいものを使いましょう。また、各項目の例文は下記以降を参考にしてください。

３．ビジネス英語メールの例文集

ここからご紹介するビジネス英語メールの例文は、そのままコピペしても使えるようなものばかり。箇条書きと日本語訳でご紹介していきますので、自分が必要なものをピックアップして使ってみてくださいね。

ビジネスメールの挨拶

• Hello,
  （どうも）
• Hello, I hope you are doing well.　※少しカジュアルめ
  （どうも、お元気にされていると存じます。）
• I hope this email finds you well.
  （ご健勝のことと存じます。）

英語のビジネスメールではDear xxxから突然用件を書くことも少なくなく、挨拶は必須ではありません。もし挨拶をしたかったら、上記くらいで十分です。

ビジネスメールの書き出し

• Hello, I am writing to confirm our meeting on September 20th.
  （こんにちは、9月20日のミーティングについて確認のために、このメールをお送りしています。）
• I am contacting you to ask about XXXX.
  （XXXXについておうかがいするために、ご連絡しています。） 
• I am wondering if you could send me the details of XXXX
  （XXXXの詳細をお送りいただけないかと思っているのですが。）
• This email is to order the product listed in the attached file.
  (このメールは、添付ファイルに記載されている製品を注文するためのものです。)
• My name is XXX. I am the successor of Mr. Tanaka from this month.
  (私はXXXと申します。今月から田中さんの後任になりました。）

書き出しのパターンはほかにもたくさんあるかと思いますが、前置きはほとんど必要なく、本題から始めてOKです。

お礼のビジネスメール

お礼を伝えるビジネスメールの場合は、こんな文章から書き出したり、こんな一文を添えたりしてみましょう。

• Thank you very much for your inquiry.
  （お問い合わせいただきありがとうございます。）
• Thank you very much for letting me know about XXX.
  （XXXについてお知らせいただきありがとうございます。）
• Thank you for your help.
  （助けていただいてありがとうございます。)
• Thank you very much for the meeting the other day.
  （先日はミーティングでお世話になりました。）
• I appreciate your continuous support.
  （継続的なサポートをいただきありがとうございます。/今後ともよろしくお願いします。）
• Thank you for your cooperation.
  （ご協力いただきありがとうございます。）

依頼のビジネスメール

何かを依頼するときには、下記のような文章をメールに添えてみましょう。If you could…やPlease let me know, Could you …? といったフレーズは、何かを依頼するときによく使われるフレーズですから、これらを使って、さまざまな応用文を作れるようになると良いですね。

• If you could send me the document, it would be much appreciated.
  （資料を送っていただけると、非常に助かります。）
• Please let me know when it’s a good time for you to have a meeting.
  （ミーティングをするのにいい時間を教えてください。）
• Could you send me the quotation, please?
  （見積書を送っていただけますか？）
•  I would appreciate it if you could submit the work within 10 days.
  （10日以内に提出していただけるとありがたいです。）

確認のビジネスメール

ビジネスをする上では、事前確認などが必要になる場合もあるでしょう。そんな時には、下記の例文を参考に、確認のメールを送ってみましょう。確認に関することは、confirmという言葉がよく使われます。

• This is to confirm our meeting that will be held next Monday.
  （来週の月曜日に開催されるミーティングの確認をするためにご連絡しました。）
• I would like to confirm your order.
  （ご注文の確認をさせてください。）
• Please let me know if you are available next Monday.
  （来週の月曜日、都合がつくかどうかご連絡ください。）

To confirm the deadline, am I correct that it’s on May 10th?
（締め切りの確認ですが、5月10日ということでよろしいでしょうか？）

苦情のビジネスメール

ビジネスでは苦情を伝えることもあるはず。そんな時に使える例文もいくつかご紹介します。

• I am writing you to complain about the delivery mistake that happened yesterday.
  （昨日起きた配送ミスについて苦情を申し上げたく、ご連絡いたしました。）
• I regret to say that the work you submitted didn’t meet our requirements.
  （残念なことに、あなたの提出した作品は私たちの要求を満たしていませんでした。）
• I am disappointed with your customer service.
  （貴社のカスタマーサービスにはがっかりです。）

添付ファイルについてのビジネスメール

ビジネスメールでは添付ファイルを送ることがよくあります。添付ファイルに関するメールの記述は色々な言い方ができるのでパターンが多いのですが、下記から好きなものや状況に適したものを選んで使ってみましょう。

• I have attached the quotation that you requested last week.
  (先週ご依頼いただいた見積書を添付いたします。)
• Here is the price list.
  （こちらが価格表です。）
• Please find the attached file.
  （添付ファイルをご覧ください。）
• Could you check the attached file?
  （添付ファイルをご確認いただけますか？）
• I am sending you XXX with this email.
  （XXXをこのメールと共にお送りしています。）

ビジネスメールの締めくくり

メールの締めくくりは何パターンか考えられますが、ここではよく使える例文をご紹介します。また前述でご紹介したお礼の文章も、締めくくりとして使えますので、お礼で締めたいときはそちらを参考にしましょう。

• I look forward to hearing from you.
  （ご連絡お待ちしております。）
• If you have any questions, please feel free to contact me.
  （ご質問があれば、お気軽にご連絡ください。）

Have a good weekend.
（良い週末を）

４．例文を参考にすれば英語のビジネスメールは難しくない！

ビジネスメールは例文をそのまま使っても支障がないことも多く、実はカジュアルなメールよりもとっつきやすいかもしれません。
今回ご紹介したビジネスメールの例文も参考にしつつ、状況に合わせたメールのテンプレート文章を作っておくと、スムーズにビジネス英語メールが作れるようになるはずですよ。